为落实中央八项规定，进一步转变工作作风，规范学校各类会议的组织与管理，提高会议质量和效率，结合学校实际，特制定本办法。

一、会议的原则

（一）坚持精简高效的原则。不得召开无明确目的、无实质性内容的会议；简化会议议程，开短会、讲短话，提高会议效率。

（二）坚持对口参加的原则。不得出现陪会现象,会议应当只安排与会议内容密切相关的单位及人员参加。

二、会议的分类及负责部门

学校的会议主要有大型会议、业务会议、常规会议、为重要来访或外事活动等而组织的会议和上级部门视频会议及北京市加密电视电话会议等。

（一）学校大型会议。学校大型会议是指以学校党委、行政名义组织召开的全校性会议，包括党代会、教代会、工代会以及重大庆典等会议。一般应成立会议组织筹备领导小组及下设机构，会议的组织工作由下设机构具体负责。

（二）业务会议。业务会议是指学校为加强某一方面的专项工作而召开的会议，如教学工作会、科研工作会、人事工作会、党风廉政建设会议、学风表彰大会、干部培训会、学工例会、各类签约仪式等。业务会议的组织工作，一般根据会议内容由责任部门负责组织，如工作需要，分管校领导可指派有关部门配合会务工作。

（三）学校常规会议。学校常规会议指学校党政日常会议，如党委常委会、党委全委会、校长办公会、新学期工作部署会、处级单位工作协调推进会及党委中心组理论学习会等。常规会议的组织工作除党委中心组理论学习会由党委宣传部负责组织外，其余由党政办公室负责组织。

（四）重要来访和外事活动是指迎接上级机关检查、兄弟院校及国内外合作机构交流考察而组织的会议，如上级领导视察工作汇报会，兄弟单位、国外合作机构来访交流座谈会等。为重要来访和外事活动而组织的会议由党政办公室、国际合作与交流处负责组织或校领导指定责任部门负责组织，相关部门参加。

（五）上级部门视频会议。教育部或北京市委教工委等上级部门召开的视频会议，涉及全校各单位负责人参加的视频会议，由党政办公室负责组织；根据会议内容涉及教学、科研、招生、就业、学生工作、党风廉政建设、资产、财务等专项工作方面的由相关单位参加的视频会议，由会议相关责任部门负责组织。视频会议的技术支持工作由现代教育技术中心负责。

（六）北京市加密电视电话会议。按照北京市加密电视电话会议系统的相关要求，会议组织由学校保密委员会办公室负责组织。

三、会议组织的基本程序

（一）确定会议议题

学校大型会议议题由责任部门提出（涉及多个责任部门的，由牵头部门提出），分管校领导确定，同时要征得学校主要领导同意或经党委常委会或校长办公会审定；业务会议由各业务部门作为责任部门，根据实际需要提出并由分管校领导审定；党委常委会的议题根据《中国矿业大学（北京）党委常委会议事规则》有关规定确定，校长办公会议题根据《中国矿业大学（北京）校长办公会议事规则》有关规定确定。

（二）确定会议日程、议程、会议主持人和会议时间、地点。

（三）确定参会人员名单

参会人员名单由会议责任部门拟定，涉及多个责任部门的，由牵头部门拟定或根据分工，由具体责任部门拟定并报学校分管领导确定。

（四）会议通知的起草与发布

会议责任部门负责起草会议通知，会议通知应包括以下要素：会议内容、会议召开时间、地点、与会人员等，并通知其他各单位参会人员。出席会议的校领导，可由党政办公室负责通知。

（五）会议资料的准备

一般情况下，会议责任部门负责会议资料的准备。会议资料一般包括会议议程、主持稿和会议讨论学习材料等，必要时，会议资料须提前递交党政办公室审核。会议涉及校领导讲话稿，原则上由责任部门初拟，并提前三天递交党政办公室审核。

（六）会场布置

会议的会场布置由会议责任部门负责，会场布置包括：主席台、音响、投影、会场座位安排、分组讨论会场等。

（七）会场服务

会议召开前，会议责任部门要安排工作人员引导与会人员就座；会议召开过程中，会场要留有工作人员，以便做好临时会务处理；会议结束后，要做好会场清理工作。

（八）宣传报道工作

学校重要会议的摄影摄像和校内外氛围营造及宣传报道工作由学校党委宣传部负责，会议责任部门可提供会议新闻通稿或会议相关材料。

（九）安全工作

会议责任部门要提高安全意识，落实安全措施，以确保会议的顺利进行。涉及需要保卫处提供安全保障和在校内进行临时交通管制的，由会议责任部门与保卫处协商。

（十）做好会议记录

除学校大型会议外，其他会议的责任部门要安排做好会议记录。在会议结束后，将会议记录整理好，并存档备查。

四、会议纪律

（一）与会人员必须按会议通知时间提前5至10分钟到会，不得迟到、早退、缺席或找人代会。特殊情况不能参加会议，履行请假手续。

（二）会议期间应关闭通讯工具或调整为振动模式。

（三）会议时间须限时，无特殊情况应按时结束，与会人员发言应紧扣主题，简明扼要，严禁偏离主题，延误会议进程。

（四）会议实行考勤制度。会议召开前，会议责任部门应制作会议考勤表，列出会议参加人员名单，参会人员到会场时应签名登记。

（五）会议内容如有保密事项，会议责任部门要严格执行相关保密规定，与会人员要严格遵守保密制度。

五、经费与要求

（一）严格按照《教育部直属高校直属单位会议费管理实施细则》执行会议费开支范围和标准。责任部门在办会前应对会议所涉及费用进行预算，并报校领导审批；未经批准以及超范围、超标准开支的会议费用，一律不予报销。

（二）会议的组织、管理坚持“谁主管、谁负责，谁承办、谁负责”。严格遵守党风廉政建设的各项规定，各类会议和活动不得安排宴请及娱乐活动，不得发放会议礼品和纪念品，严禁到风景名胜区召开会议和举办活动，会场一般不摆放鲜花。

六、附则

（一）本办法由党政办公室负责解释。

（二）本办法自发文之日起施行。《中国矿业大学（北京）会议组织与管理办法（试行）》（中矿大京字〔2011〕14号）同时废止。

2016年2月23日