关于印发《中国矿业大学（北京）
公文处理办法（试行）》的通知
各院、部、处、室，各有关单位：
为了适应学校党政工作需要，推进我校公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据《党政机关公文处理工作条例》和教育部公文处理的有关规定，结合我校实际，学校研究制定了《中国矿业大学（北京）公文处理办法（试行）》，并经2017年12月1日校长办公会议审议通过。现予以印发，请遵照执行。
特此通知。
附件：中国矿业大学（北京）公文处理办法（试行）
中国矿业大学（北京）
2017年12月7日
附件
中国矿业大学（北京）公文处理办法（试行）
第一章 总 则
第一条 为了适应学校党政工作需要，推进我校公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和教育部公文处理的有关规定，结合我校实际，制定本办法。
第二条 公文是学校实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是贯彻落实党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
第三条 公文处理的主要任务是：公文的起草、报批、签发、制发、管理等工作。
第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第五条 全校各单位应高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，健全管理制度。公文处理工作需由专人负责，各单位主要负责人为本单位公文处理工作第一责任人。
第六条 党政办公室是学校公文处理的归口管理机构，负责以学校党委、行政名义制发的各类公文。
第七条 适用本办法的公文包括纸质公文与电子公文。电子公文指通过学校OA系统、依照合法程序进行报批及发布的公文，电子公文的处理方式参照本办法执行。
第二章 公文种类
第八条 学校公文主要有决议、决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、纪要等十一种。
一、决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
二、决定。适用于对学校重要事项或重大行动做出决策和部署、机构设置、奖惩有关单位或人员、变更或撤销下级部门不适当的决定事项。
三、通告。适用于公布校内外一定范围内应当遵守或者周知的事项。
四、通知。适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，发布规章，传达要求下级单位办理、需要有关单位周知或者共同执行的事项，任命人员等。
五、通报。适用于公布奖惩，传达重要精神或者情况。
六、报告。适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。
七、请示。适用于向上级单位请求指示、批准。
八、批复。适用于答复下级单位请示事项。
九、意见。适用于对重大问题提出见解和处理办法。
十、函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
十一、纪要。适用于记载、传达会议等情况和议定事项。
第三章 行文规则
第九条 除党政办公室外，任何单位不得以学校名义对外正式行文。
第十条 中共中国矿业大学（北京）纪律检查委员会按照工作职责可以向校内各单位行文，中国教育工会中国矿业大学（北京）委员会、共青团中国矿业大学（北京）委员会根据各自所属群团组织内的有关规定行文。各二级单位在职权范围内，可以本单位名义向校内其他单位（或本单位内部）行文。
第十一条 向上级单位行文为上行文，一般用请示、报告等文种，应遵循以下规则：
（一）原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关单位，不抄送下级单位。
（二）请示问题和报告工作要分开，不得将“请示”、“报告”混用。“请示”应当一文一事；“报告”不得夹带请示事项。
第十二条 向学校各单位行文为下行文，一般用通知、通报、意见、决定、批复等文种。公文内容涉及多个单位职权范围内的事务，应协商并会签；未协商一致的，不得擅自行文。
第十三条 不相隶属单位之间行文为平行文，一般用函、意见、通知等文种，应遵循以下规则：
（一）一般只有一个主送单位，必要时抄送相关单位。
（二）一般不以单位名义向不相隶属单位负责人行文，不以单位负责人名义向不相隶属单位行文。
第十四条 公文格式标准，按照《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号，参见附件1) 中公文格式标准执行。
第十五条 校发公文发文字号由党政办公室统一编制，包括发文单位代字、年份、发文顺序号等内容，如：中矿大京宣字〔2017〕1号。各单位如需新增校发公文发文字号，应以书面形式报分管或联系校领导审核、批准后，报党政办公室备案。各二级单位发文字号参照校发公文发文字号形式编制。
第十六条 为精简发文数量，提高工作效率，行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
从严控制公文制发数量。凡属以下情况的，不再制发公文：国家法律法规和党内法规已作出明确规定的；现行公文规定仍然适用的；就某项工作已作出安排部署、有关单位已经明确任务的；已发布领导讲话、印发会议纪要的；可用电话、传真、邮件等其他手段办理的；没有实质性内容、可发可不发的。
从严控制公文制发规格。二级单位职责范围内的常规工作、事项，可以本单位名义发布通知的，不以学校名义行文。
第四章 公文处理流程
第十七条 公文处理流程包括公文的起草、报批、签发、制发等环节。
第十八条 公文的起草。校发公文由拟稿单位相关工作人员起草，并填写《中国矿业大学（北京）承办上报、下发文件审批表》相关内容（以下简称《审批表》，见附件2）。公文的起草应当做到：
（一）公文应由掌握政策、熟悉业务、了解全局的人员负责起草。重要政策性公文应由单位负责人主持、指导起草工作。
（二）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。
（三）公文内容应符合国家的法律、法规及其他相关规定，内容简洁、准确，主题突出，简明扼要。
（四）公文涉及其他部门职权范围事项的，拟稿单位须充分征求相关部门意见。
（五）涉密公文的草拟，必须在符合保密管理要求的涉密计算机上处理，并按有关要求采取保密措施。
第十九条 公文的报批。公文草拟完成后，拟稿单位负责人须在《审批表》签署意见，并请相关单位会签后，连同规范版式的公文正文、附件，统一报送至党政办公室秘书科。
公文提交到党政办公室后，发文管理员进行初次校对并拟定文件字号，秘书科科长进行二次校对，党政办公室主任或分管文秘工作副主任复核并提出拟办意见。
第二十条 公文的签发。发文管理员根据拟办意见，将文件呈送校领导审阅签发。涉及业务性专项问题的文件，由负责该项工作的校领导签发；涉及综合性、重大问题的文件由学校党政主要领导签发。
第二十一条 公文的制发。
（一）复核。签发后的公文在印发前，党政办公室对公文的审批手续、内容、形式等进行复核；按照“谁拟稿、谁校对”的原则，公文正式印制前拟稿单位必须对公文清样稿认真校对，并承担相应责任，由拟稿单位负责人复审定稿。
（二）印制。对复核定稿的公文，党政办公室确认发放范围和印制份数并进行印制。公文印制要严格履行校对、套红、印刷、装订等程序，确保公文印制质量和时效。
（三）核发。党政办公室将印制好的文件及时发送至相关部门及人员。公开印发的公文，可以张贴、上网，也可以翻印。
第五章 公文管理
第二十二条 各部门应高度重视公文管理工作，采取切实有效措施确保管理严格规范。
第二十三条 公文的废止根据上级有关法律法规及工作实际执行。公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第二十四条 公文的归档应当根据有关档案法律法规以及学校档案管理规定，按时收集齐全、整理归档。由党政办公室发文管理员及时汇总公文，按类别分发至各二级单位的发文管理员，按照相关要求完成文件归档工作。个人不得保存应当归档的公文。
第二十五条 涉密公文须严格依据《保密法》及相关法规精神管理，如违反规定并造成严重泄密事故的，追究相关人员责任。
第六章 附 则
第二十六条 本办法由党政办公室负责解释。
第二十七条 本办法自印发之日起施行。学校原有关公文处理文件规定停止执行。
附件：1.《党政机关公文处理工作条例》中关于公文格式标准的规定
2.中国矿业大学（北京）承办上报、下发文件审批表
3.发文流程
附件1
《党政机关公文处理工作条例》中
关于公文格式标准的规定
一、公文的组成
公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。
（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。
（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。
（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。
（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。
（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。
（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。
（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。
（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。
（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。
（十八）页码。公文页数顺序号。
二、公文的版式
公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704—2012）执行。
